Ошибочные единицы измерения в тендерной документации могут вызвать серьезные проблемы при исполнении контракта. Если такие ошибки выявлены уже после выигрыша тендера, необходимо оперативно предпринять следующие шаги для их исправления и минимизации возможных рисков.
Проверка документации
Первым шагом необходимо тщательно проверить всю тендерную документацию и убедиться в наличии ошибки. Важно определить, на каком этапе произошла ошибка и каким образом это может повлиять на исполнение контракта.
Уведомление заказчика
После выявления ошибки необходимо оперативно уведомить заказчика. Это можно сделать с помощью официального письма или уведомления через электронную систему закупок. В уведомлении следует указать:
- Номер и дата тендера.
- Описание ошибки (например, использование погонных метров вместо квадратных).
- Влияние ошибки на исполнение контракта.
- Предложение по исправлению ошибки.
Пример уведомления:
[Дата] [Наименование заказчика] [Адрес заказчика] Уважаемые [ФИО контактного лица], Настоящим сообщаем, что в тендерной документации по тендеру № [номер тендера] от [дата] была выявлена ошибка в указании единиц измерения. В документации указаны погонные метры, тогда как корректной единицей измерения должны быть квадратные метры. Данная ошибка может повлиять на выполнение условий контракта и корректность расчетов. Просим рассмотреть данную ситуацию и внести соответствующие изменения в документацию. С уважением, [ФИО, должность, контактные данные] [Наименование организации]
Подготовка дополнительного соглашения
Если заказчик соглашается с наличием ошибки, необходимо подготовить дополнительное соглашение к контракту, в котором будут указаны правильные единицы измерения. В документе следует указать:
- Наименования сторон.
- Номер и дата основного контракта.
- Описание изменений (исправление единиц измерения).
- Подписи уполномоченных представителей сторон.
Пример дополнительного соглашения:
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № [номер] к контракту № [номер контракта] от [дата] г. [Город], [Дата] [Наименование заказчика], в лице [ФИО, должность], действующего на основании [документ, подтверждающий полномочия], и [Наименование поставщика], в лице [ФИО, должность], действующего на основании [документ, подтверждающий полномочия], заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем: 1. Внести следующие изменения в контракт № [номер контракта] от [дата]: 1.1. Изменить единицы измерения с погонных метров на квадратные метры. 2. Основание для внесения изменений: [Описание основания, например, выявленная ошибка в документации]. 3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью контракта № [номер контракта] от [дата] и вступает в силу с момента его подписания сторонами. Подписи сторон: [Подпись, ФИО, должность] [Подпись, ФИО, должность] [Наименование заказчика] [Наименование поставщика]
Внесение изменений в ЕИС
После подписания дополнительного соглашения необходимо внести изменения в Единую информационную систему (ЕИС):
- Войдите в личный кабинет в ЕИС.
- Загрузите скан-копии подписанного дополнительного соглашения.
- Обновите данные о контракте в соответствующей форме.
Контроль и подтверждение
После внесения изменений важно убедиться, что все данные обновлены и корректны:
- Проверить обновленные записи в реестре контрактов ЕИС.
- Убедиться, что исправленные данные соответствуют фактическим условиям контракта.
Претензионная работа
Если проблема не решается, участник закупки имеет право направить претензию заказчику. В претензии следует указать:
- Описание проблемы и её последствия.
- Требование об исправлении ошибки и возможной компенсации убытков.
- Срок для ответа и выполнения требований.
Итого
Ошибочные единицы измерения в тендерной документации требуют оперативного и внимательного подхода для их исправления. Важно своевременно уведомить заказчика, подготовить дополнительное соглашение и внести изменения в ЕИС. Соблюдение этих шагов поможет минимизировать риски и обеспечить соответствие контрактных данных реальным условиям.
