Универсальный передаточный документ (УПД) — это документ, который совмещает в себе функции счета-фактуры и товарной накладной. Он широко используется в рамках государственных закупок и контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ для упрощения документооборота и выполнения налоговых обязательств. Рассмотрим, как использовать УПД в контрактах и какие преимущества он предоставляет.
Что такое универсальный передаточный документ (УПД)?
УПД — это форма документа, которая была разработана Федеральной налоговой службой (ФНС) России и заменяет собой сразу два документа:
- Счет-фактуру, необходимую для выполнения налоговых обязательств (в том числе НДС).
- Товарную накладную или акт приемки выполненных работ, которые подтверждают факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
УПД позволяет значительно упростить процесс оформления документов как для заказчика, так и для поставщика, так как не требует создания и подписания нескольких отдельных документов.
В каких случаях используется УПД?
УПД используется в следующих случаях:
- Передача товаров. УПД оформляется при поставке товаров от поставщика заказчику. Он подтверждает факт передачи товаров и служит основанием для их оплаты.
- Приемка работ или услуг. УПД может использоваться вместо акта приемки выполненных работ или оказанных услуг, что особенно удобно при заключении контрактов по 44-ФЗ или 223-ФЗ.
- Исполнение налоговых обязательств. УПД выполняет роль счета-фактуры, который необходим для целей налогообложения, в том числе для учета НДС.
Преимущества использования УПД
Универсальный передаточный документ обладает рядом преимуществ для обеих сторон контракта:
- Упрощение документооборота. Поскольку УПД заменяет несколько документов, это позволяет сократить количество бумажной работы и ускорить процесс подписания и обмена документами.
- Снижение риска ошибок. Использование единого документа снижает вероятность допущения ошибок при оформлении и подписании различных форм документов.
- Ускорение процесса приема-передачи. Благодаря единому документу процесс передачи товаров или завершения работ становится более прозрачным и быстрым, что особенно важно для заказчика при контроле сроков исполнения контракта.
- Учет налогообложения. УПД полностью соответствует требованиям налогового законодательства, что делает его удобным для выполнения налоговых обязательств по НДС.
Как правильно оформить и использовать УПД?
При использовании УПД в рамках контракта необходимо соблюдать несколько ключевых шагов:
Оформление документа. Поставщик должен правильно заполнить все необходимые поля УПД, указав данные о поставке товаров, выполнении работ или оказании услуг. В документе также должны быть указаны реквизиты контракта, на основании которого осуществляется поставка.
Подписание документа. УПД должен быть подписан обеими сторонами контракта — как поставщиком, так и заказчиком. Подписание может осуществляться как в бумажной форме, так и в электронной с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Передача документа. УПД передается заказчику для подтверждения факта исполнения обязательств по контракту. В случае использования электронной приемки документ загружается в Единую информационную систему (ЕИС).
Использование в учете. Заказчик и поставщик используют УПД для ведения бухгалтерского учета и выполнения налоговых обязательств, в том числе для учета НДС. УПД служит основанием для списания товаров и принятия на учет выполненных работ или услуг.
Важные моменты при использовании УПД
- Корректность заполнения. Важно правильно заполнить все реквизиты УПД, включая информацию о товаре, работе или услуге, а также указать данные о контрагенте и контракте. Ошибки в документе могут привести к задержке с его принятием или необходимости внесения исправлений.
- Электронная форма документа. УПД может использоваться в электронной форме, что упрощает документооборот. Для этого необходимо, чтобы обе стороны имели ЭЦП и могли подписывать документы в электронной системе (например, в ЕИС).
- Соответствие законодательству. УПД должен соответствовать требованиям налогового законодательства и контрактной документации, особенно при работе с бюджетными средствами.
Итого
Использование универсального передаточного документа (УПД) в рамках контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ позволяет существенно упростить процесс документооборота и сократить количество необходимых для подписания документов. УПД объединяет в себе функции счета-фактуры и товарной накладной или акта приемки, что делает его удобным для обеих сторон контракта. Важно правильно оформить и подписать УПД, чтобы избежать проблем с приемкой и оплатой товаров, работ или услуг, а также с выполнением налоговых обязательств.
