Можно ли оформить электронную приемку, если по контракту установлены бумажные акты?

Электронная приемка работ или товаров становится все более распространенной практикой в рамках государственных закупок, регулируемых Федеральным законом № 44-ФЗ. Однако, если в контракте изначально указано, что акты приемки должны оформляться в бумажной форме, возникает вопрос: можно ли заменить бумажные акты на электронные документы и как это сделать в рамках закона?

Законодательная база

Электронная приемка регулируется рядом нормативных актов, в том числе:

• Федеральный закон № 44-ФЗ: он устанавливает основные правила контрактной системы и допускает использование электронных документов в государственных закупках.
• Постановление Правительства РФ № 614 от 30 апреля 2020 года: оно утвердило порядок электронной приемки товаров, работ и услуг по государственным контрактам.
• Единая информационная система (ЕИС): служит платформой для взаимодействия участников закупок и позволяет оформлять электронные документы, в том числе акты приемки.

Основное условие — условия контракта

Если контрактом прямо установлено, что акты приемки должны быть оформлены в бумажной форме, их замена на электронные акты возможна только при согласии обеих сторон. Важно понимать, что контракт — это юридически значимый документ, и его условия обязательны для исполнения. Одностороннее изменение формы документации недопустимо.

Возможные варианты действий

Чтобы оформить электронную приемку, если по контракту установлены бумажные акты, стороны могут предпринять следующие действия:

1. Итого дополнительного соглашения

Для того чтобы перейти на электронную форму приемки, заказчик и подрядчик могут заключить дополнительное соглашение к контракту. В этом соглашении стороны договариваются о том, что акты приемки будут оформляться в электронной форме, а не в бумажной.

Порядок действий:

• Согласовать изменения с другой стороной контракта.
• Подготовить дополнительное соглашение, в котором указать, что акты приемки теперь будут оформляться в электронной форме.
• Подписать соглашение и зарегистрировать его в Единой информационной системе (ЕИС).

Пример формулировки дополнительного соглашения:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № [номер]
к государственному контракту № [номер контракта] от [дата]

г. [Город]                                          [Дата]

[Наименование заказчика], именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице [ФИО, должность], действующего на основании [документ], с одной стороны, и [Наименование поставщика], именуемое в дальнейшем "Поставщик", в лице [ФИО, должность], с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. Внести изменения в пункт [номер пункта] контракта № [номер контракта] от [дата] и заменить форму приемки выполненных работ (поставленных товаров) с бумажной на электронную.

2. Электронная приемка будет осуществляться через Единую информационную систему (ЕИС) с использованием квалифицированной электронной подписи обеих сторон.

Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания.

Подписи сторон:
[Подпись заказчика]                [Подпись поставщика]

2. Использование электронной подписи для подписания бумажных актов

Если стороны не хотят менять условия контракта или заключать дополнительное соглашение, можно продолжить оформление актов приемки в бумажной форме, но подписывать их с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Таким образом, документы будут юридически значимы и их можно будет хранить в электронном виде.

Это решение будет особенно удобно для ускорения документооборота, но требует согласования между сторонами.

3. Оформление бумажных актов с последующим внесением информации в ЕИС

Еще одним вариантом является оформление бумажных актов приемки, как предусмотрено контрактом, с последующей регистрацией данных о приемке в ЕИС. Это не отменяет бумажные акты, но позволяет параллельно использовать возможности электронной системы для регистрации приемки.

Преимущества электронной приемки

Переход на электронную приемку имеет несколько преимуществ:

• Ускорение документооборота: Электронные документы быстрее оформляются и подписываются.
• Прозрачность: Вся информация регистрируется в Единой информационной системе (ЕИС), что обеспечивает прозрачность процесса.
• Удобство хранения: Электронные документы проще хранить и искать в случае необходимости.
• Юридическая значимость: Документы, подписанные электронной подписью, обладают такой же юридической силой, как и бумажные.

Риски и ограничения

Если стороны контракта не договорятся о переходе на электронные акты, это может привести к проблемам с юридической значимостью приемки. Использование электронных документов без соответствующего изменения условий контракта может быть оспорено другой стороной или проверяющими органами.

Кроме того, если контрактом предусмотрены бумажные акты, заказчик не имеет права в одностороннем порядке требовать перехода на электронную форму. Все изменения должны быть согласованы между сторонами.

Итого

Оформление электронной приемки вместо бумажных актов возможно, но для этого потребуется заключение дополнительного соглашения к контракту или договоренность сторон о подписании документов в электронном виде. Электронная приемка значительно упрощает документооборот и обеспечивает прозрачность закупок, однако любые изменения должны быть оформлены в строгом соответствии с условиями контракта и законодательством.