Вопрос о необходимости нотариального заверения документов при подаче заявки на участие в тендерах — важная часть подготовки тендерной документации. Разберемся, в каких случаях требуется нотариальное заверение, а в каких — нет, согласно действующему законодательству и практике проведения государственных закупок.
Законодательная база
Подача заявки на тендеры регулируется Федеральным законом № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". В законе нет прямого требования нотариально заверять все документы, но в некоторых случаях такое заверение может быть необходимо.
Когда нотариальное заверение не требуется?
Для подавляющего большинства тендеров, особенно при проведении электронных аукционов, нет необходимости в нотариальном заверении документов. Большая часть документации загружается в электронную систему и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая является юридически значимым эквивалентом собственноручной подписи. Использование КЭП делает нотариальное заверение излишним.
Типичные документы, которые можно подавать без нотариального заверения:
- Учредительные документы организации;
- Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН);
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
- Лицензии и сертификаты.
Эти документы предоставляются в виде сканированных копий, заверенных электронной подписью.
Когда нотариальное заверение может потребоваться?
Нотариальное заверение может потребоваться в нескольких случаях, которые прямо указаны в тендерной документации. Это может быть связано с особенностями конкретной закупки или с требованиями заказчика, если заказчик считает нужным получить дополнительные гарантии подлинности документов.
Примеры случаев, когда требуется нотариальное заверение:
- Документы на иностранном языке: Если участник тендера предоставляет документы на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык, а перевод может быть нотариально заверен. Это касается, например, сертификатов или лицензий, выданных в другой стране.
- Доверенности: Нотариальное заверение доверенности может потребоваться, если заявку подает представитель компании, не имеющий права действовать от ее имени без доверенности. В некоторых тендерных документациях может быть указано требование о нотариальном заверении доверенности.
Какие документы требуют нотариального заверения чаще всего?
Чаще всего нотариальное заверение может потребоваться для следующих документов:
- Доверенность на представителя: Если заявка подается через представителя, для подтверждения его полномочий может потребоваться нотариально заверенная доверенность.
- Переводы иностранных документов: Если тендерный участник предоставляет документы, выданные на иностранном языке, их перевод на русский язык должен быть нотариально заверен.
Как проверить, нужно ли нотариальное заверение?
Обязательность нотариального заверения документов определяется тендерной документацией. Перед подачей заявки внимательно изучите следующие разделы:
- Инструкции для участников закупки: Здесь могут быть указаны требования к заверению определенных документов.
- Требования к оформлению документов: Заказчики могут включать в этот раздел условия о нотариальном заверении.
Если в документации нет прямого указания на необходимость нотариального заверения, то достаточно использовать квалифицированную электронную подпись для подтверждения подлинности подаваемых документов.
Пример из тендерной документации
Раздел "Требования к документам": При подаче заявки доверенность, предоставляемая представителем участника, должна быть нотариально заверена и прикреплена в виде отсканированного документа. Документы, выданные на иностранном языке, должны сопровождаться нотариально заверенным переводом на русский язык.
Ответственность за неправильное оформление документов
Если тендерной документацией предусмотрено нотариальное заверение, но участник подает документы без соответствующего заверения, его заявка может быть отклонена. Важно следовать всем требованиям, указанным заказчиком, чтобы избежать отказа в участии.
Итого
Нотариальное заверение документов при подаче заявки на тендер требуется не всегда. Для большинства случаев, особенно в электронных аукционах, достаточно использовать квалифицированную электронную подпись. Однако в отдельных случаях, таких как доверенности или переводы иностранных документов, нотариальное заверение может быть обязательным. Чтобы избежать ошибок, важно внимательно изучить требования тендерной документации и следовать всем указанным инструкциям.
